PLEGARIA DE LA SECRETARIA (presione aquí)
CUALIDADES INTELECTUALES
§ Cultura general
§ Capacitación y actualización profesional permanentes
§ Capacidad de observación y amplitud de memoria
§ Saber escuchar
§ Concentración en los diferentes tareas que se realizan
§ Iniciativa
§ Sentido común
§ Habilidad para seguir instrucciones
§ Aptitud para desarrollar 2 o más actividades simultáneas
§ Metas personales y profesional
CUALIDADES MORALES
§ Discreción
§ Eficiencia
§ Entusiasmo
§ Honradez
§ Lealtad
§ Paciencia
§ Respeto
§ Responsabilidad
§ Veracidad
CUALIDADES SOCIALES
§ CAPACIDAD PARA TRABAJO EN EQUIPO
§ CAPACIDAD DE DIRIGIR
§ ORDEN
§ HABILIDAD PARA COMUNICARSE
§ TACTO Y PRUDENCIA
§ SENTIDO DEL HUMOR
§ TOLERANCIA
§ ESTABILIDAD EMOCIONAL
§ SOLIDARIDAD
CULTURAS FÍSICAS
§ EXCELENTE PRESENTACIÓN PERSONAL
§ ADECUADO MODULACIÓN DE LA VOZ
§ COORDINACIÓN DE MOVIMIENTOS
ETIQUETA
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en los palacios y sitios públicos.
NORMAS DE CORTESIA
Las siguientes normas básicas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.
- Saludar y responder el saludo.
- Reconocer y respetar los derechos de los demás.
- Identificar, tomar conciencia y cumplir con los deberes.
- Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
- Comportarse con caballerosidad o con femineidad en todo momento.
NORMAS DE ETIQUETA PARA LA MESA
En algunas ocasiones se realizan eventos empresarios en los cuales se comparten la mesa con los compañeros y directivos; sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones.
Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señalen el lugar que debe ocuparse.
- No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de la casa no lo haga o lo indique explícitamente.
- Adoptar una posición erguida.
- No apoyar los codos a la mesa, esto debe estar a los costados de cuerpo.
- El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
- Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.
- No elevar los codos, cuando se utiliza los cubiertos.
- No hablar con la boca llena.
- No llevar a la boca los alimentos. No hay que acercar la cabeza al plato, sino que el cubierto lleva el alimento a la boca.
- No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.
- No utilizar demasiado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas.
- No tomar el cuchillo como una pluma de escribir.
- No apoyar el de do índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo.
- No comer con la punta del cuchillo.
- No comer con la boca abierta.
- No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento.
- No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, canelones, legumbres macarrones, espaguetis, frutas…, esto se hace con el tenedor.
- No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar entre bocado y bocado.
- No demostrar agradecimiento por una comida con voracidad. Es una absoluta grosería.
- No tocar el plato con las manos sólo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa.
- No tratar de subdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas.
- No iniciar conversaciones sobre temas desagradables.
- No usar palillos.
- No retocarse en la mesa.
COMO CAMINAR
- No ir a zancadas ni a pasos cortos ni nerviosos. Caminar con seguridad.
- De acuerdo con la estatura acomodar los pasos de tal manera que resulte natural.
- Los brazos y manos deben moverse con naturalidad, al compás del cuerpo.
- No meter las manos en los bolsillos del pantalón.
- Al caminar, las manos se adelantan una cuarta en relación con la cadera, si estar abiertas o apretadas en puño. Se usan con naturalidad.
- Llevar la cabeza erguida. Adquirir un caminar elegante y cadencioso, pero natural, mover más los hombros que las caderas sin exagerar.
COMO SENTARSE
- Al sentarse no coger la silla, ni mirarla.
- No tomar la falda como para plancharla. Tocar la silla naturalmente con la parte interior de la rodilla y dejarse caer suavemente y con elegancia.
- No dejar el cuerpo reposando en el borde de la silla o el sillón, es preferible acercar el cuerpo hacia el respaldo.
- Cruza las piernas si así se desea o mantenerlas derechas o inclinadas hacia algún lado.
- Las manos estarán en el regazo, al lado contrario de donde se tienen las piernas.
- Jamás se balancea una pierna sobre la otra, o se hacen molinetes con el zapato.
- Al levantarse, hacerlo despacio y sin orquestar una sinfonía de ruidos.
- Los hombres deben subirse ligeramente el pantalón para que la tela no esté tensa en las rodillas; el borde del pantalón debe quedar por encima de los tobillos.
- No voltear la silla para sentarse como cabalgando.
- No apoyar las manos en las piernas para ponerse de pie, da la impresión de vejez, enfermedad o cansancio.
- No dejar las manos colgadas, con excesiva lasitud, como si estuvieran débiles, tampoco apoyarlas en las caderas, cruzarlas con fuerza ante el pecho o meterlas en los bolsillos del pantalón o de la chaqueta.
Algunas ocasiones exigen un atuendo especial, pero siempre es necesario vestir con gusto y adecuadamente. Escoger el vestido y accesorios de acuerdo con la hora, el clima y la celebración, dará una imagen positiva.
PRESENTACION PERSONAL
- Algunas ocasiones exigen un atuendo especial, pero siempre es necesario vestir con gusto y adecuadamente.
- Escoger el vestido y accesorios de acuerdo con la hora, el clima y la celebración, dará una imagen positiva.
- Lo más importante es tener sentido común y gusto para estar acorde con la situación.
- Para la oficina es aconsejable proyectar una imagen clásica y conservadora.
- Ropa ceñida o demasiado floja, escotes pronunciados, faldas muy altas, blusas transparentes, joyas llamativas o peinados extraños, están completamente por fuera de las normas de etiqueta laboral.
- Una mujer o un hombre bien vestido es el que sigue las pautas generales de la moda actual, adaptándola a su tipoy personalidad.
- Sin embargo, es importante no convertirse en una esclava o esclavo de la moda. La moda debe servir para realzar los dotes naturales.
- Los jeans, licras, sudaderas, pantalones y faldas cortas son apropiados para actividades deportivas. Nunca para ir a la oficina.
- Escotes, sisas, minifaldas, vestidos o blusas playeras no son para llevar a la oficina, ésta no es lugar de exhibición de la figura.
- Nunca comprar ropa que tenga apariencia “barata”. Aunque su precio sea todo lo contrario. Desprenderse del gusto atrevido, extravagante, lanzado o llamativo en la oficina, seleccionar lo discreto, sobrio y elegante.
NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE
Si la comida no corresponde con lo pedido, está fría o si no es del agrado, devolverla con discreción y cultura.
Si se derrama algo, no limpiar la mesa; solicitar al camarero que lo haga. Mientras él llega, utilizar una servilleta.
Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero.
Si e la mesa ha sucedido un desastre porque algo se regó, debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero.
Actualmente una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante. En este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado.
JOYAS Y ADORNOS
- No llevar collar y prendedor simultáneamente.
- Los aretes o aretes y el broche deben hacer juego.
- Cuando se lleva una blusa de mangas largas con botones no usar pulsera.
- No utilizar colar con vestidos de cuello alto.
- Las personas altas pueden utilizar accesorios grandes.
- Para los accesorios escoger una sola línea: dorados, de plata, perlas, fantasía, artesanales u otros pero no combinarlos y no usar todos a la vez.
- Cuando se usan gafas no deben utilizarse muchos accesorios.
Glamour "es brillar frente a los demás, pero no tiene que ver con usar ropa cargada de lentejuelas o cristales. Es algo más complejo, porque involucra seguridad en uno mismo y autoestima", es "la esencia que se idealiza a través de una actitud", "es la característica que nos hace sobresalir entre los demás.
SOLO PARA SEÑORES
Para la oficina es recomendable proyectar una imagen clásica y conservadora, sin olvidar ningún detalle.
Escoger adecuadamente el vestido.
El traje masculino mantiene su propio estilo y solo va evolucionando con los detalles. Ampliando o estrechando las corbatas, algunos diseños especiales, abotonaduras cruzadas o sencillas, bota lisa o hacia afuera en los pantalones.
El ejecutivo de hoy debe proyectar una imagen elegante, formal y muy conservadora.
En las reuniones se debe permanecer con la chaqueta puesta; jamás se la debe quitar.
UNIFORME
Es tan importante lucir bien con tu propio guarda ropa como el uniforme que suministran algunas empresas. Al vestir uniforme que suministran algunas empresas. Al vestir uniforme se está proyectando de forma más directa la imagen de la empresa para la cual se trabaja.
Como el uniforme presenta caracteres comunes que son esencialmente un signo de identificación, deben tener armonía en el color, con el cual los empleados se sientan bien.
El uniforme, como su nombre lo indica, no admite variaciones o interpretaciones personales porque pierde su carácter.
Debe existir satisfacción al usuario. Por eso debe ser sobrio, con diseño que pueda adaptarse a todo tipo de siluetas, funcional y de colores que no fatiguen ni de materiales que se deterioren muy rápido.
RECOMENDACIONES
Utilizar ropa cómoda, elegante y, sobre todo, que vaya de acuerdo con la edad, estatura, cargo que se desempeña, contextura física, tipo de piel y región donde se reside.
Al levantarse, en la mañana, hacerlo positivamente:
Dar gracias a Dios por todo lo que eres y tienes, la belleza debe ser de adentro hacia afuera, fíjate metas reales y esfuérzate por cumplirlas.
No te estires, bosteces o despereces delante de la gente.
No te coloques las manos en la nuca para quejarte.
TIPOS DE CARTAS
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
ESTRUCTURA
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
EL ENCABEZAMIENTO
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
EL CUERPO
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
EL CIERRE
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.
Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.
Ejemplo:
Carlos, 14 de junio de 2003
Manuel Montt 367
A la atención del Sr. H. Riberos
ESTADOS UNIDOS
Asunto: Invitación a conferencia
Distinguido Cliente:
Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la conferencia que se realizará el día 12 de junio de 2008, a las 15 hs. en nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peters.
La conferencia consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Esta invitación es sólo para nuestros más exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia.
Saludo a Ud. Atentamente
Pamela A. Ritchie
Gerente General
ACTAS
Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación. Un acta está constituida por:
* Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
* Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
* Lista de asistentes
* Resumen ordenado de los debates realizados
* Visto bueno y firma del presidente
* Firma del secretario
EJEMPLO:
Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate:
ASISTENTES:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Pedro Benítez
Sr. D. Enrique Parra
Sr. D. Julio Aguirre
Sr. D. Daniel Echeverría
Sr. D. Roberto Castro, secretario
Fecha: 15 de junio de 2003
Hora de Comienzo: 16 hs.
Hora de terminación: 17.30 hs.
Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:
1. Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
2. Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.
1. Se abre la discusión sobre el primer punto:
El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
El Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:
1. Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría
El Sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal discusión.
2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión que será el 22 de junio de 2003.
La Presidenta El Secretario
Visto bueno y firma.
MEMORÁNDUM
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:
MEMORÁNDUM
PARA:
DE:
FECHA
ASUNTO:
Ejemplo:
Ritchie S.R.L.
Memorándum
Para: Jefe de RR. HH. Enrique González
De: G.G. Pamela Ritchie
Fecha: 15 de junio de 2003
Asunto: Escuchar a los empleados
El conocido gurú del managment, Tom Peter, enfatizó que una de las principales razones del bajo rendimiento del managment norteamericano es el hecho de que el manager no escucha a sus empleados.
Por lo tanto recomiendo a Ud. escuchar todas las sugerencias y propuestas de nuestros empleados para un mejor funcionamiento de nuestra empresa.
Saludos a Ud. Atentamente
Pamela Ritchie
Gerente General
ENSAYO
Es el género que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal y que exige la participación del lector, incitándolo a pensar por cuenta propia.
Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor, razonamientos propios o ajenos, observación directa de la realidad, siempre que el desarrollo sea original y subjetivo.
Según cada autor, el ensayo puede ser corto o largo, pero generalmente todos presentan un esquema como el siguiente:
Introducción: sobre qué trata el ensayo y porqué es importante el tema.
Desarrollo: se explica el tema central del ensayo.
Conclusión: Resume lo dicho anteriormente.
EJEMPLO:
Ensayo sobre el escuchar: la dimensión activa de la comunicación.
No hay escuchar si no hay involucrada una actividad interpretativa. Aquí reside el aspecto activo del escuchar.
Cuando escuchamos, no solamente escuchamos las palabras que se hablan; también escuchamos las acciones implícitas en el hablar. Puesto que somos capaces de escuchar posibilidades de acción, también podemos atribuir sentido, también podemos atribuir sentido a acciones que aún no han sido ejecutadas. Cuando hacemos esto hablamos de "inquietudes". Cuando escuchamos, por lo tanto, escuchamos las inquietudes de las personas. Escuchamos por qué las personas realizan las acciones que realizan. Esto es lo que nos permite escuchar que alguien desea hacerse rico cuando dice que quiere dedicarse a los negocios.
Cuando escuchamos no somos receptores pasivos de lo que se está diciendo. Por el contrario, somos activos productores de historias. Para ello debemos permitir que los otros hablen, pero también hacerles preguntas, que nos permitirán comprender los hechos, emitir juicios bien fundados y elaborar historias coherentes.
Al alejarnos del supuesto de que el escuchar es pasivo, podemos ahora observar el escuchar como una acción a realizar, como una acción que puede ser diseñada y como una acción que se basa en competencias específicas que podemos aprender.
CIRCULAR
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-MEMBRETE: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-CIRCULAR N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular en particular.
-MATERIA /ASUNTO: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
-De: Indicación de quien envía la circular
-A: Indicación de a quien se envía.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo
EJEMPLO
CIRCULAR N°: 15
ASUNTO: Charla de Tom Peter
SANTIAGO, 19 de junio de 2003
DE: GERENTE GENERAL
GERENTES DE ÁREAS
Debido a la visita del prestigioso asesor norteamericano en nuestra empresa, deseo invitarlos a la charla que nos ofrecerá en nuestro salón auditórium el día 21 de junio de 2003, sobre los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".
Saludo a Uds. Atentamente.
Pamela A. Ritchie
Gerente General
NORMAS DE ICONTEC
Historia
El ICONTEC fue creado el 10 de mayo de 1963, por 18 personas, la mayoría de ellos empresarios, liderados por el Ingeniero Javier Henao Londoño.
ICONTEC es un organismo multinacional de carácter privado, sin ánimo de lucro, que trabaja para fomentar la normalización, la certificación, la metrología y la gestión de la calidad en Colombia. Está conformado por la vinculación voluntaria de representantes del Gobierno Nacional, de los sectores privados de la producción, distribución y consumo, el sector tecnológico en sus diferentes ramas y por todas aquellas personas jurídicas y naturales que tengan interés en pertenecer a él.
En el campo de la normalización, la misión del Instituto es promover, desarrollar y guiar la aplicación de Normas Técnicas Colombianas (NTC) y otros documentos normativos, con el fin de alcanzar una economía óptima de conjunto, el mejoramiento de la calidad y también facilitar las relaciones cliente-proveedor, en el ámbito empresarial nacional o internacional.
ICONTEC, como Organismo Nacional de Normalización (ONN) representa a Colombia ante organismos de normalización internacionales y regionales como la Organización Internacional de Normalización (ISO), la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC), y la Comisión Panamericana de Normas de la Cuenca del Pacífico (COPANT).
Adicionalmente, el Instituto es miembro activo de los más importantes organismos regionales e internacionales de normalización, lo cual le permite participar en la definición y desarrollo de normas internacionales y regionales, y así estar a la vanguardia en información y tecnología.
ICONTEC es un organismo de certificación con cubrimiento mundial, gracias a su vinculación a la Red Internacional de Certificación, IQNet (red que integra a las entidades certificadoras más importantes, con más de 150 subsidiarias alrededor del mundo y con cuarenta acreditaciones).
El Instituto tiene un alcance y cobertura internacional, porque cuenta con oficinas en Ecuador, Perú, Chile, Guatemala y El Salvador; y representaciones en Panamá, Costa Rica, Honduras, Nicaragua y República Dominicana.
Un acta es una certificación o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunión de un consorcio, la elección de una persona para un cargo que puede ser público o privado, la reunión del directorio de una empresa u organización, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificación legal de algo como ocurrido por la importancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio.
Así y tal como sucede con otros documentos públicos, el acta deberá contar con una serie de datos que serán determinantes a la hora de evaluar su validez, en tanto y generalmente, la misma está labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal está facultado para proceder en la confección de la misma.
Entre los datos que sí o sí deberán quedar asentados en este documento se cuentan: fecha, hora, una brevísima introducción acerca del motivo del labra de la mencionada, luego, en lo que se denomina como cuerpo, el escribano hará un detalle pormenorizado de lo que sucedió en el acto o reunión en cuestión y que motivaron la celebración de la pertinente acta. Esto entre los datos más básicos que deberán figurar y en el caso por ejemplo de tratarse de una reunión de consorcio, como bien comentábamos más arriba, que puede ser una de las motivaciones de la creación de este tipo de documento, se deberá asentar la nómina de los participantes de la misma, una síntesis de los debates en el caso que hayan incurrido en los mismos, asimismo como las conclusiones a las cuales se llegó y si a las mismas se arribó luego de una votación, también dar cuenta de cómo fue el resultado de esta.
Para darle un corte final a la misma, normalmente, se utiliza un párrafo de estilo en el cual se indica la hora en la cual el acto que se llevó a cabo llega a su fin y acotando que al pie se asentarán las firmas de aquellos que estuvieron presentes en el acto y que prestaron plena conformidad al mismo.
Las actas suelen luego ser transcriptas en libros especialmente preparados y diseñados para tal menester, con hojas renglonadas y enumeradas correlativamente.
3.Cada una de las palabras que designan un cargo. Cuando se trate de términos genéricos, van con minúscula. Ejemplo: jefe de personal- gerente.
4.Los atributos de Dios y la Virgen.
5.Los nombres de Instituciones comerciales, títulos de libros, periódicos, revistas, películas. Ejemplo: Industrias Haceb- El Colombiano- Semana-Los Vengadores.
6.Cuando después de dos puntos se cita palabras textuales; “Amaos los unos a los otros”
7.Después de los dos puntos de constancias o certificados.
8.Los nombres de las ciencias profesionales.Ejemplo: Medicina, Biología.
9.Los puntos cardinales.
10.Los planetas.
11.Festividades y celebraciones.
Se escribe con minúscula los días, los nombres de los meses, las estaciones del año y los gentilicios.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LOS TRABAJOS DE DIGITACIÓN
Números:Los años se escriben en cifras y sinpunto.ejm:2010
La escritura eventual de números dentro de un texto, se debe hacer de la siguiente manera: del 1 al 9 en letras y el 10 en adelante en números. Pero si en un mismo texto se encuentran cifras mayores, y menores que 9, estas se escriben en números. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se debe tener en cuenta que desde el16 al 30 se escribe en una sola palabra, del 31 en adelante en 3 palabras. Treinta y uno
Para documentos legales, los números se expresan en cifras y letras o viceversa EJEMPLO
$500000 (QUINIENTOS MIL PESOS M/L)
Hora internacional: En la denominación de hora local, se debe utilizar el modelo internacional de 24 horas.
EJEMPLO
14:00 horas
Cargos y títulos: los cargos correspondientes a las damas, deben escribirse en femenino como lo establece la real academia de la lengua. Ejemplo: jefa, alcaldesa.
MAYÚSCULA
1. Se escribe con letra inicial mayúscula, la primera letra de un escrito y la que valla después del punto.
2.Todos los nombres propios y apellidos.
3.Cada una de las palabras que designan un cargo. Cuando se trate de términos genéricos, van con minúscula. Ejemplo: jefe de personal- gerente.
4.Los atributos de Dios y la Virgen.
5.Los nombres de Instituciones comerciales, títulos de libros, periódicos, revistas, películas. Ejemplo: Industrias Haceb- El Colombiano- Semana-Los Vengadores.
6.Cuando después de dos puntos se cita palabras textuales; “Amaos los unos a los otros”
7.Después de los dos puntos de constancias o certificados.
8.Los nombres de las ciencias profesionales. Ejemplo: Medicina, Biología.
9.Los puntos cardinales.
10.Los planetas.
11.Festividades y celebraciones.
Se escribe con minúscula los días, los nombres de los meses, las estaciones del año y los gentilicios.
SIGNOS DE PUNTUACIÓN Y SUS ESPACIOS
1.Después del punto seguido (.) se dejan dos espacis y se inicia con mayúscula.
2.Después el punto y aparte, se dejan dos interlíneas y se inicia con mayúscula.
3.Después del punto y coma (;) se deja un espacio.
4.Después de coma (,) se deja un espacio.
5.Después de dos puntos (:) y puntos suspensivos (…) se dejan dos espacios.
6.Antes y después de paréntesis ( ), signos de admación (¡!), signos de interrogación (¿?) y comillas (“”) se dejan dos espacios.
CARTA COMERCIAL
Es la comunicación entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en contacto intereses económicos con el objetivo de hacer negocios.
MÁRGENES
Superior: 3 ó 4 cm.
Lateral izquierdo: 3 ó 4 cm.
Inferior: 2 ó 3 cm.
Lateral derecho: 2 ó 3 cm.
En el texto de la carta sólo se utilizan algunas abreviaturas como: S.A, Cía.,
Ltda., S.C.A. etc.
ESTILOS
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas (ICONTÉC), sólo normalizó dos estilos bloque extremo y bloque.
PARTES DE LA CARTA COMERCIAL
1. Número: se escribe en forma consecutiva.
2. Fecha: Medellín, 30 de Julio de 1999 En la fecha a los días del 1 al 9 no se les antepone el Cero.
3. Datos del destinatario: Comprende el tratamiento, nombre y apellidos (mayúscula fija o inicial, según el caso) cargo que desempeña dentro de la ciudad donde está ubicada la empresa (mayúscula fija si se envía en sobre con ventanilla, mayúscula inicial si se envía en sobre normal).
Doctor
Gabriel Jaime Pulgarín Ortiz
Jefe de Personal
Apartado 4562
Apartadò, Antioquia
REMITENTE
JOHAN DAVID AGUIRRE P.
En el caso de los firmantes, sus nombres se pueden distribuir uno abajo del otro o en pareja. Si son más de dos firmantes y el número es impar, el último nombre se centra.
CARGO
Gerente general
OTRA FORMA DE PRESENTACIÓN DE LOS DATOS EL DESTINATARIO:
Señor Fernando Javier Salinas Vélez
Jefe de Ventas
Almacenes Éxito
Presente
Nota: en este caso el nombre del remitente también se escribe en mayúscula inicial. Se escribe “presente” porque se está enviando dentro de la misma empresa, pero con carácter personal.
Remitente:
Johan David Aguirre P.
LÍNEAS ESPECIALES
Asunto: Resumen del mensaje, no debe contener más de cuatro palabras.
Anexo o anexos: Documentos que acompaña la carta.
Copia o copias: A quien o a quienes se les va a enviar copia de la carta, a dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si la hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos se relacionan los destinatarios así: tratamiento nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma empresa, se omite su nombre. Se hace a interlineación sencilla.
EJEMPLO EN LÍNEA SEPARADA
Copia: Señor Alexander Cardona H., Gerente Invequímica S.A
Señor Mario Giraldo S., Gerente Textilera Ltda.
Señora Luz María Ortiz P., Jefa de calidad, SAM
EJEMPLO EN LÍNEA SEGUIDA
Copia: señores Gerardo García L, Director Técnico:
Elkin Ríos M., Director de Talento humano, José Luis Echavarría L., Jefe de producción.
IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR
Nombre o nombres inicial del primer apellido de quien digitó la carta y si es posible, en letra más pequeña. Ejemplo: sor Angela P.
NOTA. Si la persona que firma es la misma que digita el documento, no se necesita la identificación del transcriptor.
Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica contra el margen inferior derecho, en la copia para el consecutivo de correspondencia.
007
Medellín 22 de marzo de 2011
Doctor
Roberto Gómez Toro
Gerente General
Textiles García S.A
Calle 42 50 – 87
Medellín
Asunto: Terminación de contrato
Cordial saludo doctor Gómez
Queremos informarle que su contrato finalizará el próximo 15 de marzo del 2011.
Agradecemos su gentil colaboración.
Diego Fernando Zapata
Gerente General.
Transcriptor: Juan Carlos Castrillón
Medellín, 7 de marzo de 2011
PARA: Doctor Germán Castañeda Aristizabal, Administrador.
DE: Gerente.
Asunto: Reunión.
Estimado doctor Castañeda:
Le informo que el día 10 de marzo del 2011 a las 14:00 horas, está citado a una reunión en la sala de juntas para concretar el aumento de salario.
Atentamente,
María Clara Cárdenas Isaza
Gerente
Transcriptor: Natalia Chavarriaga.
GLOSARIO
Abreviatura: representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de alguna de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
Acrónimo: vocablo conformado por diferentes letras iníciales y no iníciales de una razón social. Ejemplo: Comfama (caja de compensación familiar).
Acta: documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una reunión o situación específica.
Anexo: documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
Asunto: síntesis del contenido de la comunicación.
Bibliografía: relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultados por el investigador para sustentar sus escritos.
Capitulo: división que se hace en los libros y en cualquier escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
Cargo: nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.
Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.
En algunas entidades se denomina oficio.
Certificado: documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad de un hecho o acto solemne.
Circular: comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo de personas tanto interna como externa mente.
Cita: pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
Código: sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Ese responde al sistema de clasificación de documentos establecidos en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia de la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
NOTA: antes llamado también número, referencia o consecutivo.
Conclusiones: juicio crítico y razonado de los análisis sobre los resultados de informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
Constancia: documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
Contenido: en esta página se encuentran los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios de trabajo, en el mismo orden en que aparecen los números de las páginas donde se encuentran.
Convocatoria: acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
Copia: fiel reproducción del documento.
Cubierta: parte exterior que cubre las hojas internas en una reunión.
Desarrollo: descripción de los asuntos tratados en una reunión.
Despedida: palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.
Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
Encabezado: título de la comunicación que se reduzca. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.
Encabezamiento: conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.
Espacio: distancia horizontal de la de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
Esquema: representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
Estilo: distribución de las diferentes líneas que conforma la comunicación.
Experiencia: práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
Figura: gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
Foliar: acción de numerar las hojas.
Folio: hoja.
Fuente o tipo de letra: tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.
Fuente bibliográfica: lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
Glosario: lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
Ilustración: representación de un objeto, tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento, para ampliar, complementar y ejemplificar e texto.
Índice: lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos precisos (geográficos onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento para facilitar su ubicación en el texto.
Informe: documento que describe o da a conocer datos precisos sobre e estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
Interlinea: distancia vertical entre dos renglones.
Interlinea libre: renglón sin escritura.
Introducción: escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el alcance y objetivos del informe extenso.
Líneas especiales: línea de anexos, copia e identificación del transcriptor.
NOTA: no están presentes en todos los documentos organizados.
Logotipo: símbolo que identifica la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
Márgenes: distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página.
Material complementario: parte agregada o anexa a una obra que la complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos compactos, libros de respuesta diapositivas, planos, entre otros.
Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
Memorando: comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
Mensaje electrónico: comunicación escrita, a través de internet.
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la diagramación de su papelera.
Nota de pie de página: aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.
Nivel: ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que forman parte del documento.
Objetivo: describe la finalidad del informe corto.
Orden del día: relación de temas que se han de tratar en una reunión.
Página: cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.
Paginar: acción de numerar páginas.
Portada: primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
Radicación: procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
Razón social: nombre que identifica a una organización.
Recomendación: formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.
Redactor: persona que genera y plasma en una comunicación.
Referencia bibliográfica: conjunto de datos suficientemente precisos ordenados, los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.
Registro: procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad o remitente o destinataria, nombre código de la(s) dependencia(s) competente(s), numero de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Resumen ejecutivo: exposición suscita de un tema que debe quedar por escrito. Informe breve que limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.
Rubrica: rasgo rasgos de figura de terminada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o titulo.
Saludo: frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
Sobre: cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envio.
Soporte: medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética: este material pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
Subdivisión: cada parte en que se fracciona un capitulo. Corresponde a temas y subtemas.
Tablas: serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre su interpretación. Representa información cuantitativa en columnas.
Tabulado: espacio determinado para escribir datos en columnas.
Tercio: cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
Texto: en las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.
Título: palabra o frase con la que el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.
Transcriptor: persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.
Viñeta: símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en un trabajo escrito.
Zona: espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
SISTEMAS DE ARCHIVO
Actualmente las empresas procesan un gran volumen de documentos, sobre la información que generan, envían y reciben.
Equipos como el computador, el fax, y la fotocopiadora agilizan la gestión administrativa, pero también pueden contribuir al crecimiento desmesurado del número de documentos.
El manejo racional y ágil y efectivo para responder las diferentes solicitudes y para responder a las diferentes solicitudes y consultas que se hagan al archivo, da como resultado una eficiente administración documental.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Conceptos
Los principios de la práctica archivística se remontan a la aparición de la escritura. Archivo es la suma de tres aspectos
Documentos +organización + servicio=ARCHIVO
Desacuerdo con el ciclo vital de los documentos comúnmente se hablan de tres aspectos o edades basadas en la frecuencia de uso, de los originales o en el valor decreciente de los mismos, así se dicen son activos o de gestión, semiactivos o de intermedios, e históricos sin establecer fechas de transito de una u otra frase.
ACTIVOS
También denominados archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos , son los de circulación o tramitación según los cauces normales para buscar respuesta solucion al asunto que se ha iniciado se conservan en los archivos secretariales de oficina.
SEMIACTIVOS
Llamados también centrales o intermedios, una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciando estos documentos se debe conservar hasta que se cumpla su ciclo obligatorio ya que pueden ser objeto de consulta o convertirse en antecedentes. Este ciclo puede ser determinado por la legislación pertinente y la tabla de retención documental, elaborada por la empresa dueña de los documentos.
HISTÒRICO O PERMENTE
Se conservan en archivos históricos los documentos que por decisión el comité de Archivo de la cada empresa tiene un valor informativo cultural permanente.
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN
Los Archivos pueden ser administrativos, de manera centralizada, descentralizada o descentralizada con control central.
CENTRALIZADA
Una dependencia maneja el archivo de toda la empresa debe contar con un jefe de archivo y el personal especializado necesario para realizar las diferentes labores.
VENTAJAS
Personal especializado para el manejo de documentos.
Responsabilidad en una dependencia para todo el trámite.Toda la documentación de la empresa se encuentra en una sola oficina.
DESVENTAJAS
Pueden causar demora para desconocer ciertos documentos. Algunas pueden responder a las dependencias.
DESCENTRALIZADA
Cada dependencia maneja archivo
VENTAJAS
Cada dependencia posee sus documento permanentemente,cada jefe decide cómo organizar los documentos de su sección.
DESVENTAJAS
Aumento de costos por la compra de muebles por el archivo asignado a cada oficina .los documentos importantes no se conocen en otras secciones.
DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL
Cada dependencia maneja su archivo, pero hay una oficina central, que orienta. Asesora y conserva los documentos cuando cumplen un ciclo vital este es más para empresas grandes con varias sucursales.
PROCEDIMIENTOS PARA ARCHIVAR
Antes de colocar los documentos en la carpeta el archivista debe
INSPECCIONAR
Cerciorarse de la correspondencia está aprobado y lista para archivar, verificar el sello radicador de correspondencia recibida, si está firmada por quien la tramita retirar ganchos de cosedora y clips de los documentos.
CLASIFICAR
Determinar el nombre, número o fechas con la cual se organizaran los documentos que se van a archivar, se colocan en grupos de acuerdo a la entidad productora y con el sistema de organización que tenga la empresa.
DISTRIBUIR
Después de clasificarlos se colocan en los distribuidores según la organización inicial.
ARCHIVAR
Finalmente se coloca la carpeta interna correspondiente y esta en el archivador.
PRINCIPIO DE ORDENAMIENTO
Se denomina principio de ordenamiento a la organización que se da a las carpetas según la base determinada y siguiendo la secuencia lógica.
Los principios universales de ordenamiento son:
Alfabético
Numérico
Cronológico
ALFABÉTICO
Llamado también nominativo
Consiste en ordenar los nombres por la letra del alfabeto este principio se subdivide en:
1. Nombre de personas naturales
2. Nombre de razones sociales
3. Asuntos ,temas o materias
4. Nombre de lugares geográficos
Es un sistema directo por que los documentos pueden consultarse leyendo el nombre de la carpeta.
PERSONAS NATURALES
El nombre de una persona esta compuesto por sus nombres y apellidos, se conforman de dos unidades y cada uno puede tener uno o más elementos en el caso e homónimos resulta un tercer factor de ordenamiento que puede ser el documento de identidad.
Buenos Aires
García Goez Nelly
Jiménez Betancur Johana
TELMEX
SISTEMA NUMÈRICO
El principio numerico consiste en la ordenación del documento de acuerdo con la secuencia de los números estos se usan como títulos en los rótulos de las carpetas.
El principio numérico se considera indirecto porque hay necesidad de consultar una base de datos que ha sido asignada para buscar el número que ha sido asignado al individuo, firma o asunto.
El sistema numero se usa preferiblemente en pólizas de seguros, cuantas corrientes, bancarias, registros de nacimientos entro otros.
Que se subdivide en consecutivo, simple y codificado
CONSECUTIVO SIMPLE
Consiste en asignara cada persona, firma o asunto un numero en forma consecutiva de acuerdo con el orden de llegada
CODIFICADO
Consiste en asignar números consecutivos a los asuntos que están agrupados por relaciones lógicas, separados cada división por subdivisión de estos asuntos mediante un punto decimal y un digito.
SISTEMA CRONOLÒGICO
Para la ordenación se tiene en cuenta la fecha como elemento primordial. La base de la ordenación es la fecha teniendo en cuenta año, mes, día.
Sus usos pueden ser en compañías de seguros, ventas acredito e instituciones educativas.
